Vermietung

Mit Hilfe der folgenden Menüpunkte steuern und planen Sie die Vermietung Ihrer Produkte.

Tutorial Video

Allgemeine Einstellungen

Um die Vermietung richtig abrechnen zu können, müssen Sie vorher in der Parameterverwaltung ein paar Angaben machen:

Legen Sie in der Artikelverwaltung zunächst 4 Artikel ohne Bestandsführung für die Vermietung, Schaden, Zahlungsausgleich und Kaution an. Dabei darf der Kautionsartikel keine MwSt. haben. Diese weisen Sie anschließend in den Parametern zu.

Desweiteren können Sie hier Standardvorgaben für Übergabe und Rückgabe, Lager und Lieferbedingung machen. Außerdem können Sie aus einer vordefinierten Menge von Abrechnungsarten für die Vermietung wählen. Sie haben die Möglichkeit zwischen pro Tag (mit/ohne erstem und letztem Tag) oder pro Nacht zu wählen.

Die Option ‚Festpreis für Positionen erlauben‚, ermöglicht es Ihnen im Mietauftrag anstelle der automatischen Preisberechnung über die Angaben in den Mietpreisgruppen einen Festpreis für eine Vermietposition festzulegen.

Unten können Sie die Farben für die verschiedenen Status der Vermietungen im Vermietkalender (Menüpunkt 3.5.4) festlegen.

Legen Sie zudem noch einen Abschlagsartikel an, ebenfalls ohne Bestandsführung, sofern noch nicht geschehen. Diesen weisen Sie auch in den Parametern, allerdings unter ‚Fakturierung – Auftragsbearbeitung – Abschlagsrechnung‘ zu.

Mietpreise können Sie in der Mietpreisverwaltung anlegen

Assets vermieten

Über diesen Menüpunkt können Sie Vermietungen für Ihre Assets vornehmen.

Reiter Stammdaten

Zuerst müssen Sie im Bereich Kundendaten eine Adresse auswählen. Optional können Sie eine Bemerkung angeben, die auch auf dem Mietvertrag ausgegeben wird.

Im Bereich Zeitraum müssen Sie einen regulären Übergabe- und Rückgabezeitraum auswählen. Der Bereich Schaden ist erst nach der Rückgabe des Vermietobjektes befüllbar. Dort können Sie eine Beschädigung vermerken und wenn der Schadensbetrag bekannt ist, diesen hier eintragen um daraus eine Schadensrechnung erstellen zu können.

Reiter Positionen

Im Reiter Positionen können Sie Assets hinzufügen oder entfernen. Damit ein Asset hier erscheint, müssen Sie unter Assets verwalten den Haken bei ‚Vermietbar‚ setzen und eine Mietpreisgruppe hinterlegen.

Ist ein Asset in der Mietpositionssuche rot hinterlegt, liegt bereits eine Vermietung für diesen Zeitraum vor. Dieses kann der aktuellen Vermietung dann auch nicht hinzugefügt werden.

Wenn Sie ein oder mehrere Assets ausgewählt haben, sehen Sie im Bereich Mietpreis die Informationen zu den Mietpreisen der entsprechenden Mietgruppe und im Bereich Berechnung die genaue Berechnung der Mieteinheiten.

Im Reiter ‚Kosten‚ werden Ihnen Informationen zur in den Parameter eingestellten Abrechnungsart und der Endpreis für die Vermietung angezeigt. Sie können hier noch einen Sonderrabatt eintragen und Angaben zu Anzahlung und Kaution machen.

Nach dem Speichern Ihrer Vermietung können Sie über den Button ‚Belege verwalten‘ einen Auftrag erstellen:

Es werden Ihnen immer nur Belege zur Erstellung angeboten, die der Vermietstatus zulässt oder wenn andere Bedingungen wie Schaden, Anzahlung oder Kaution erfüllt sind.

Nach Klick auf ‚Auftrag erstellen‚ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Lieferbedingung und Zahlungsart festlegen können (für jeden Beleg separat einstellbar). Standardmäßig werden hier die Einstellungen der ausgewählten Adresse übernommen.

Wenn die Vermietung den Status ‚Übergabe‘ hat, können Sie optional einen abweichenden Übergabezeitpunkt (diese Angabe dient nur der Dokumentation und wird bei der Belegerstellung nicht berücksichtigt) eingeben und analog dazu im Status ‚Rückgabe‘ einen abweichenden Rückgabezeitpunkt.
Den Status können Sie über folgenden Button anpassen:

Nach der Erstellung des Auftrags können Sie sich diesen über das Menü anzeigen lassen. Nun haben Sie die Möglichkeit den Auftrag in Übergabe zu übernehmen.

Wenn das Asset dem Mieter übergeben wird, können Sie einen Übergabelieferschein oder eine Übergabelieferschein/-rechnung erstellen. Wenn Sie nur einen Lieferschein erstellen, müssen Sie diesen in der Belegverwaltung manuell in eine Rechnung übernehmen.

Nach Erstellung eines Übergabelieferscheins oder einem Lieferschein/Rechnung ist es möglich den Status auf ‚Rückgabe‘ zu setzen.

Wenn das Asset zurückgegeben wird, können Sie den Haken bei ‚Asset(s) beschädigt‘ setzen, eine Schadenssumme und eine Bemerkung eingeben. Sie haben daraufhin bei ‚Belege verwalten‘ die Möglichkeit, eine Schadensrechnung zu erstellen.

Wenn das Asset zurückgegeben wurde, können Sie hierüber auch eine Kautionsgutschrift erstellen.

Über den Button ‚Dokumente ausgeben‚ können Sie den Mietvertrag, die Mietbedingungen und die bisher erstellten Belege gesammelt ausdrucken oder per E-Mail versenden:

In der Auftragshistorie finden Sie den Auftrag, eine eventuelle Abschlagsrechnung und die Lieferschein/Rechnung bzw. Rechnung zur Vermietung. Kautions- und Schadensrechnung sind separate Belege.

Eine Abschlussrechnung können Sie erstellen, wenn der Vermietzeitraum überschritten wurde und vorher bereits eine Lieferschein/Rechnung erstellt wurde oder wenn nur ein Lieferschein erstellt wurde.

Wenn das Vermietobjekt früher zurückgegeben wurde, wird automatisch ein Betrag zur Rückzahlung errechnet, welche auch eventuell abweichende Mieteinheitpreisstaffeln berücksichtigt.

Im Reiter Kosten können Sie jedoch für jede Vermietung einzeln entscheiden, ob eine Zahlungsausgleich erfolgen soll oder nicht. Setzen Sie hierfür den Haken bei Zahlungsausgleich manuell:

Mietpreise verwalten

Über diesen Menüpunkt können Sie Ihre Mietpreise verwalten. Sie können verschiedene Mietgruppen und Preisstaffeln dazu anlegen.

Mietpreise in der VARIO Software verwalten

Wenn Sie den Haken bei ‚Basispreis verwenden‚ setzen, wird dieser zusätzlich zum Preis pro Mieteinheit einmalig fällig. Wenn keine Mieteinheit eingetragen wird, dann gilt der eingegebene Basispreis pauschal für die ganze Mietdauer.

Wenn Sie den Haken bei ‚Basispreis pauschal für‘ XX ‚Mieteinheiten‚ setzen, gilt für die hier eingetragenen Mieteinheiten der Basispreis und alle weiteren Mieteinheiten werden über den Preis pro Mieteinheit berechnet.

Vermietkalender

Der Vermietkalender bietet eine Übersicht über die vermietbaren Assets und deren Vermietaufträge. Die Farben für die einzelnden Status lassen sich in der Parameterverwaltung einstellen.

Vermietkalender in dem VARIO ERP-System

Mittels Markieren eines Zeitraums mit der Maus und Rechtsklick, lässt sich direkt eine Vermietung für diesen Zeitraum und das entsprechende Asset auswählen:

Oben können Sie mittels diverser Kriterien filtern und die markierte Vermietung wird im Kalender mitmarkiert und lässt sich für eine detailliertere Ansicht aufklappen:

Detailansicht des Vermietkalenders in der VARIO Software