Inventur

Die Inventur von VARIO 8 ist in folgende Basisschritte eingeteilt:

  • Erstellen von Inventuren – Definieren Sie, welche Lager und Artikel für welchen Stichtag gezählt werden sollen.
  • Erfassen der Inventuren – Geben Sie hier die gezählten Mengen für die zuvor erstellten Inventuren ein.
  • Abschließen der Inventuren – Buchen Sie die gezählten Artikel, um im Anschluss die Bewertung der Inventur einzusehen.

Inventur durchführen

1. Vorbereitung

Bevor Sie mit einer Inventur beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass unter dem Menüpunkt 1.5.2 Lager verwalten zusätzlich zu dem Standard Lager ein Schwundlager angelegt ist.

Hierbei ist darauf zu achten, dass der Haken für Schwundlager gesetzt ist.
Das Schwundlager dient im Folgenden zur Auswertung der Inventur, da in dieses die entstehenden Inventurdifferenzen gebucht werden.

Desweiteren sollten Sie vor dem Beginn der Inventur die Einstellungen in den Parameter prüfen. In 1.9.1 Parameter verwalten – Fakturieren auf dem Reiter Inventur finden Sie folgende Möglichkeiten:

  • Positionen pro Zählliste – Hier wird eingestellt wie viele Artikel pro Zählliste zu erfassen sind.
  • Pro Lager eine neue Zählliste beginnen – Betriebe mit verschiedenen Lagern an verschiedene Orten sollten diesen Hacken setzen.
  • Sortierung der Zählliste – Stellen Sie hier die Sortierung der Zählliste ein.
  • Positionsdarstellung – Stellen Sie hier ein ob die Artikel auf der Zählliste vorgegeben sein sollen oder Leer sind.
  • Strenge Prüfung der Verpackungseinheit bei Lager/Inventur – Wird dieser Haken gesetzt wird die Vario stets auf volle Verpackungseinheiten aufrunden.
  • Akustisches Scannen – Haken Sie dies für Akustische Rückmeldungen an.

2. Inventur anlegen

Unter dem Menüpunkt 5.8.1 Inventur verwalten, haben Sie die Möglichkeit eine neue Inventur anzulegen.

Durch das betätigen des Buttons Neu wird automatisch eine neue Inventur angelegt und eine Inventur-Nr. vergeben.

Wählen Sie nun den entsprechenden Lagerkreis und Stichtag aus und ordnen Sie das Schwundlager zu.

Auf dem Reiter Lager können Sie dann durch Doppelklick das Lager zuordnen. Durch Pfeiltaste nach Unten können Sie weitere Lager ergänzen.

Der Reiter Artikel bietet Ihnen im Anschluss die Möglichkeit, eine Selektion bei den Artikeln vorzunehmen.

Über die Artikelnummer, die Warengruppe oder das Inventurkennzeichen ist eine Selektion möglich. Desweiteren können Sie durch anhaken entscheiden, ob Sie bei der Inventur auch Artikel ohne Lagerbewegung, Artikel ohne Bestand und oder gesperrte Artikel bei der Inventur berücksichtigen möchten. Die Empfehlung ist keine Haken zu setzen.

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, betätigen Sie den Button Selektion laden. Damit werden alle Artikel Ihrer Selektion für die Inventurliste zusammengefasst. Betätigen Sie im Anschluss mit dem Button Speichern. Damit ist Ihre Inventur in Status angelegt und kann nun eröffnet werden.

Wechseln Sie wieder auf den Reiter Stammdaten und betätigen Sie hierzu den Button Ändern und setzten den Status auf eröffnet und speichern wieder. Im Anschluss werden vom System die Zähllisten generiert.

3. Inventur durchführen

Eingabe Möglichkeiten

Nun können Sie mit der Durchführung der Inventur beginnen. Es gibt 3 Wege um Ihr Ergebnisse in die Vario einzubringen:

  • Inventur aufnehmen (Scanner) – Hier wird die Inventur mit einem Handscanner (MDE Gerät) durchgeführt und erfasst. Um mit einem Handscanner zu arbeiten, muss im Vorfeld sichergestellt sein, dass alle zu erfassenden Artikel mit entsprechenden eindeutigen EANs in Vario eingepflegt worden sind.
  • Inventur aufnehmen – Übertragen Sie hier durch Tastatureingabe die Ergebnisse Ihrer Zählungen aus den Zähllisten. Hierbei muss für jeden einzelnen Artikel die Menge eingegeben werden.
  • Zählliste importieren – Ihnen steht hier die Möglichkeit zur Verfügung Ihr Ergebnisse als Excel-Tabelle zu importieren.

Inventur aufnehmen (durch Tastatureingabe)

Beginnen Sie durch betätigen des Button Erfassen und wählen Sie die entsprechende Inventur-Nr. und Zählliste Nummer aus. Es darf nicht parallel auf der gleichen Zählliste erfasst werden.

Gehen Sie nun Ihre Artikelselektion durch, in dem Sie in die Spalte Gezählt die entsprechende Anzahl eintragen. Durch Drücken der Enter-Taste springen Sie automatisch in die nächste Zeile. Fahren Sie fort bis Sie mit der Erfassung Ihrer Artikel fertig sind.

Wenn Sie die Erfassung unterbrechen möchten sichern Sie Ihre Eingabe über den Button Speichern. Sie können die Eingabe über den eben beschriebenen Weg für die restlichen Artikel fortsetzen.

Zählliste importieren (5.8.2.3) – Sie können Ihr Inventurergebnisse in eine Excel-Tabelle eintragen und diese anschließend in Ihre geöffnete Inventur importieren.

Sie können unter 5.8.1 – Inventur verwalten im Reiter Verwaltung Ihre Zähllisten auch direkt ins CSV-Format exportieren, Ihre Zählung anschließend dort eintragen und diese dann wieder importieren:

Wichtig: Die Excel-Tabelle muss zwingend folgenden Aufbau haben. Es dürfen nicht benötigte oder optionale Spalten nicht entfernt werden. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden.

Spalte A: Artikelnummer (pflichtfeld)
Spalte B: Menge (pflichtfeld)
Spalte C: Seriennummer (optional)
Spalte D: Lager (pflichtfeld)
Spalte E: Lagerplatz-Barcode (optional)
Spalte F: Benutzer (pflichtfeld)
Spalte G: Zähllisten-Nummer (pflichtfeld)

Achten Sie darauf, dass die eingetragenen Artikelnummern identisch mit der VARIO sind.

Die Excel-Tabelle ist im CSV-Format zu speichern und zu schließen (achten Sie darauf ob die Spalten die richtige Formatierung haben, da Excel manchmal Probleme mit dem CSV-Format hat).

Wählen Sie Ihre Inventur aus und darunter die erstellte Excel-Tabelle aus. Drücken Sie anschließend den Button OK und das Ergebnis wird eingespielt.

Inventur abschließen

Sie haben nun die Möglichkeit unter dem Menüpunkt 5.8.1 Inventur verwalten den Inventurstatus durch Ändern in geschlossen zu setzen und wieder zu Speichern. Nun können Sie die Inventur unterbrechen und durch Ändern in den Status eröffnet wieder aufnehmen.

Hinweis: Durch das wieder eröffnen werden die vorher eingegebenen Ergebnisse rückgängig gemacht, die durch das Schließen gebucht wurden.

Sie können nach jeder Zählung mögliche Inventurdifferenzen auswerten. Gehen Sie hierzu in den Reiter Verwaltung und klicken auf ‚Differenzliste‘ und anschließend auf ‘Differenzen berechnen‘:

Anschließend können Sie eine Differenzliste drucken um einen Soll-/Ist-Abgleich vorzunehmen und ggf. nochmal nachzuzählen.

Inventur beenden

Wenn Sie die Inventur endgültig beenden möchten, setzten Sie den Status beendet und speichern. Eine Inventur die den Status beendet hat kann nicht mehr geändert werden.

Anschließend können Sie einen Inventurbewertung durchführen.

Inventurbewertung

Über die Inventurbewertung erhalten Sie eine Übersicht über den Netto-Warenwert aller Artikel in der Inventur.

Geben Sie die Inventurnummer und ggfs. eingeschränkte Lager an. Lassen Sie beide Lagerangaben leer, werden alle in der Inventur erfassten Lager bei der Bewertung berücksichtigt. Zudem können Sie die Ausgabeeinheit und die Gruppierung der Liste vorgeben.

Inventuren verwalten

An dieser Stelle werden die benötigten Inventuren definiert. Je Lagerkreis darf nur eine Inventur offen sein. Erst, wenn eine Inventur für einen Lagerkreis beendet ist (s. u.), kann für denselben Lagerkreis eine neue Inventur gestartet werden. Je Inventur ist die Angabe von den zu zählenden Lagern und Artikeln obligatorisch.

Auflistung aller Felder mit entsprechender Bedeutung

Reiter Stammdaten

Inventur-Nr.

Die Inventurnummer ist ein fortlaufender Zähler für Ihre Inventuren. Diesen können Sie nicht manuell ändern.

Differenzliste Nr.

Für jede Berechnung der Inventurdifferenzen (Aktueller Bestand/Zählmenge) wird der Zähler für die Differenzliste um eins erhöht.

Lagerkreis

Geben Sie hier den Lagerkreis vor, für den die Inventur erfasst werden soll.

Stichtag

Hier wird der Stichtag vorgegeben, für den die Inventur gebucht werden soll. Für diesen Tag wird die gezählte Menge als Ist-Menge gebucht.

Status

Standardmäßig hat jede neu eröffnete Inventur den Status „angelegt“. Dieser Status besagt, dass die Lager und zu zählenden Artikel für einen Lagerkreis erfasst und gespeichert sind. Sobald die Zählung beginnt, muss der Status auf „eröffnet“ gesetzt werden. Hierdurch wird erstmals die Inventurdifferenzliste angelegt, der Ist-Wert wird mit dem aktuellen Bestand angelegt, der Soll-Wert wird durch die später eingegebene Zählmenge erfasst.

Sind alle Zählungen durchgeführt, muss der Status auf „geschlossen“ gesetzt werden. Die Inventur wird hiermit gebucht und die Bestände sind bei etwaigen Differenzen auf dem aktuellen Bestand laut der durchgeführten Zählung. Solange der Status lediglich auf „geschlossen“ steht, kann die Inventur wieder auf einen niedrigeren Status zurückgesetzt werden. Erst, wenn die Inventur auf den Status „beendet“ gesetzt wird, ist eine weitere Bearbeitung nicht mehr möglich. Sollten danach noch falsch erfasste Zählungen festgestellt werden, ist eine Korrektur nur durch eine neu angelegte Inventur möglich.

ACHTUNG: Setzen Sie den Status von einem beliebigen höheren Status zurück auf „angelegt“, werden alle (!) Differenz- und Zähllisten gelöscht, die Zählung muss also noch einmal komplett erfasst werden.

Inventurumfang

Diese Funktion ist noch nicht vollständig programmiert. Hier soll zukünftig eine Auswahl stattfinden, welche Artikel Sie in der Inventur betrachten möchten. Aktuell steht hier immer die Vorgabe „alle Artikel“, bis weitergehende Funktionen implementiert sind.

Schwundlager

Geben Sie hier das Schwundlager an. In das Schwundlager werden alle Differenzen gebucht (Zählmenge ist kleiner/größer als aktueller Bestand).

Anzahl Zähllisten

Die Anzahl der Zähllisten wird in den Parametern vorgegeben. Gemeinsam mit der auch in den Parametern vorgegebenen Anzahl der Artikel je Seite wird hiermit definiert, wie viele Listen ausgegeben werden.

Reiter Lager

Auf diesem Reiter werden die Lager festgelegt, die für die Inventur des Lagerkreises berücksichtigt werden sollen. Tragen Sie die Lagernummer direkt ein oder wählen Sie eins mittels der Suchschaltfläche aus:

Durch Doppelklick auf einen Eintrags oder Klick auf OK wird das markierte Lager der Inventur-Lagerliste hinzugefügt. Mithilfe der Pfeiltaste nach unten wird eine neue Zeile für die Zuordnung eines weiteren Lagers eingefügt.

Ein versehentlich zugeordnetes Lager lässt sich mit der Tastenkombination STRG+Entf wieder aus der Liste entfernen. Um die manuelle Auswahl zu erleichtern, wenn alle Lager benötigt werden, können Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in die Maske klicken. Es öffnet sich folgendes Kontextmenü:

Reiter Artikel

Sie können die zu zählenden Artikel nach verschiedenen Kriterien selektieren. Diese Selektion kann stattfinden über die Artikelnummer, die Warengruppe oder das Inventurkennzeichen. Dieses finden Sie in der Artikelverwaltung 1.2.1 im Reiter Zusatzinfos:

Hierüber können Sie die Inventur Ihrer Artikel auf das Jahr verteilen, sodass Sie nicht alle Artikel auf einmal am Ende des Jahres zählen müssen.

Standardmäßig werden nur Artikel berücksichtigt, bei denen es bereits Lagerbewegungen gab, Bestände also schon einmal gebucht worden sind. Möchten Sie alle Artikel sehen, unabhängig davon, ob es schon mal Lagerbewegungen gab, aktivieren Sie bitte die Option Artikel ohne Lagerbewegung anzeigen.

Zudem können auch gesperrte Artikel berücksichtigt werden. Durch Klick auf die Schaltfläche Selektion laden werden die Artikel aufgrund Ihrer Selektionsangaben ermittelt und der Inventurliste hinzugefügt.

Sobald Sie auf dem Reiter Stammdaten den Status auf „eröffnet“ setzen, erscheint die Inventur in der Auswahlliste im Programmpunkt Inventur aufnehmen.

Differenzlisten

Über die Differenzlisten erhalten Sie eine Übersicht über die Abweichungen von den bereits gezählten Mengen und den aktuell im System geführten Beständen.

Sie können diese zunächst im Fenster Inventur verwalten (5.8.1.) über die Menüpunkte Verwaltung > Differenzen berechnen aufrufen und anschließend über die Funktion Verwaltung > Differenzliste drucken ausdrucken. Differenzlisten sind ausschließlich für Inventuren mit dem Status „eröffnet“ möglich.

Mit jedem Aufruf der Funktion Verwaltung > Differenzen berechnen wird der Zähler für die Differenzliste um eins erhöht. Wenn Sie die Funktion erstmals aufrufen, starten Sie also mit der Nummer eins. Es werden alle bisher gezählten Mengen den aktuellen Beständen gegenübergestellt und die Differenzen zwischen diesen beiden Werten ermittelt.

Wenn Sie jetzt feststellen, dass es Differenzen gibt und bei einer Nachkontrolle feststellen, dass die falsche Zählmenge eingegeben wurde, kann diese Zählmenge nachträglich korrigiert werden (Inventur aufnehmen). Wenn Sie nach dieser Korrektur erneut die Differenzen berechnen lassen, wird der Vergleich erneut erstellt, aber die Vergleichsliste (Differenzliste) neu erstellt und somit um einen Zähler erhöht.

Positionen erfassen

Inventur aufnehmen Scanner

Nach Auswahl der Inventur-Nr. und der Eingabe der Zählliste wird der Cursor ins Feld Eingabe gestellt. Hier können Sie mit Hilfe eines Barcodescanners die Artikel einlesen. Beim Einlesen wird immer die Anzahl 1 aufgenommen. Sie können die entsprechenden Artikel auch mehrfach einlesen, die Stückzahl wird dann später zusammengefasst.

Inventur aufnehmen

Nachdem Sie eine Inventur angelegt haben, können Sie die Zählmengen dazu erfassen. Es sind ausschließlich Inventuren verwendbar, die den Status „eröffnet“ haben.

Wählen Sie zunächst die Inventurnummer, für die Sie die Zählung erfassen möchten. Danach geben Sie bitte die Zählliste vor, die bearbeitet werden soll.

Danach können Sie dann für jede Position die gezählte Menge eintragen. Diese können Sie mit der Eingabe-Taste bestätigen. Danach wechselt der Fokus auf den nächsten Artikel in der Liste. Sie befinden sich aber weiterhin im Feld Gezählt, um hier die nächste Menge eintragen zu können.

Die bereits eingegebenen Mengen werden mit Klick auf Speichern in der Datenbank abgelegt, sodass Sie die Zählung nicht in einem Zuge erfassen müssen und jederzeit die Arbeit wieder aufnehmen können.

Sind Sie mit der Erfassung für alle Zähllisten fertig, können Sie, um die Inventur abzuschließen und die dadurch korrigierten Bestände zu sehen, den Inventurstatus auf „abgeschlossen“ setzen.

Zähllisten importieren

Wer seine Inventur gerne per Excel aufnehmen möchte, kann diese Inventuraufnahme als CSV-Datei speichern und Diese hier einlesen. Geben Sie die Inventur Nr. an und wählen Sie dann Ihre Datei aus.

Wichtig der Verwendung von Seriennummern:
Pro Seriennummer darf es nur eine Zeile mit der Menge 1 bzw. der Menge 0 in der zu importierenden Zählliste geben. Keinesfalls dürfen mehrere Seriennummern durch Kommata getrennt mit einer Menge > 1 eingetragen werden. In diesem Fall kann die Inventur nicht erfolgreich abgeschlossen werden.

Aufbau der CSV-Datei:
„ARTIKELINFO“;“MENGE“;“SERIENNR“;“LAGER“;“LAGERPLATZBARCODE“;“BENUTZER“;“ZAEHLLISTENNR
„10.10-1015″;0;““;1;““;“NEU“;1
„10.30-0020″;0;““;1;““;“NEU“;1

In dem Feld ARTIKELINFO kann sowohl eine Artikel-Nr. als auch ein Barcode stehen. Das Feld ARTIKELINFO kann leer gelassen werden, wenn eine eindeutige Seriennummer zu dem Artikel vorhanden ist und diese in das Feld SERIENNR eingetragen wird. Gibt es keine eindeutigen Seriennummern im System müssen die Felder ARTIKELINFO und SERIENNR gefüllt werden um den korrekten Artikel identifizieren zu können!

Hinweise zu den Feldern:

  • ArtikelInfo (ArtikelNr oder Barcode) MUSS wenn keine Serien-Nr. angegeben
  • Menge MUSS
  • SerienNr KANN (ist eine Serien-Nr. angegeben aber keine Artikel-Nr. wird diese anhand der Seriennummer ermittelt. Vorsicht bei mehrdeutigen Seriennummern, es wird IMMER nur die erste gefundene Artikel-Nr. genommen
  • Lager MUSS
  • LagerplatzBarcode MUSS (Wenn Lagerplätze vorhanden sind)
  • Benutzer (Benutzerkürzel aus VARIO) MUSS
  • ZaehllistenNr (Nummer der Zählliste) MUSS

Schwundlager leeren

Die Inventurdifferenzen werden auf das Inventurschwundlager umgebucht. Während der ersten Zeit nach der Inventur können Sie gefundene Artikel aus diesem Schwundlager wieder ins aktive Lager umbuchen.

Wenn alle Arbeiten an der Inventur abgeschlossen sind, sollten Sie das Schwundlager für die nächste Inventur leeren. Hier können Sie die Schwundläger angeben die gelöscht werden sollen.

Inventurbewertung

Über die Inventurbewertung erhalten Sie eine Übersicht über den Netto-Warenwert aller Artikel in der Inventur.

Geben Sie die Inventurnummer und ggfs. eingeschränkte Lager an. Lassen Sie beide Lagerangaben leer, werden alle in der Inventur erfassten Lager bei der Bewertung berücksichtigt. Zudem können Sie die Ausgabeeinheit und die Gruppierung der Liste vorgeben.