Artikelimport

Über den Artikelimport können Sie alle relevanten Daten eines Artikel in die VARIO Warenwirtschaft importieren. Somit können Sie Artikeldaten hinzufügen oder gänzlich neue Artikel einpflegen. Ebenfalls können relevante Daten für den E-Commerce und Ihren Online-Shop eingepflegt werden:

  • Artikel für Amazon, eBay und Online-Shop importieren
  • Importvorlage nach Excel exportieren
  • Importoptionen einstellen (z.B. Pfad für zu importierende Bilder)
  • Importdatei mit Datenbankfeldern verknüpfen
  • Importvorlagen speichern
  • Daten vor dem Import validieren und bearbeiten

9.7.1.1 freier Artikelimport

Über diesen Menüpunkt können Sie vorhandene Artikeldaten in großem Umfang ändern oder auch neue Artikel anlegen. Im Vergleich zu der anderen Importfunktion, mit der nur rudimentäre Daten für neue Artikel importiert werden können, lassen sich hier sehr viele Daten auf einen Schlag importieren, inklusive der zu den Artikeln gehörigen Bildern.

Aufgrund der Tatsache, dass sich in der Vergangenheit nicht wenige Kunden Ihre Artikel „kaputtimportiert“ haben, wurde der Artikel-Import vollständig überarbeitet. Die Daten können jetzt nicht mehr direkt in die Artikeltabelle importiert werden, sondern werden in eine temporäre Tabelle geschrieben. Die Übertragung aus dieser temporären Tabelle in die Artikeltabelle wird vom Programm überwacht bzw. die erfassten Änderungen geprüft. Sollte VARIO feststellen, dass die importierte Änderung kritisch wäre (z. B. Änderung der Artikelnummer oder Artikelart), werden die Daten nicht übernommen.
Sie erhalten während des Imports dann entsprechende Fehlermeldungen mit der Ursache für alle Artikel, die nicht importiert werden konnten.

Artikelimport Artikel importieren csv excel
9.7.1.1 freier Artikelimport in VARIO 8

Artikel bereitstellen
Über diese Funktion werden die Artikeldaten zunächst in eine temporäre Tabelle geschrieben. Diese Tabelle wird vorher immer vollständig geleert. Möchten Sie gänzlich neue Artikel importieren, existiert vorher nichts, was bereitzustellen wäre.

In diesem Falle aber sollten Sie die Tabelle vorher leeren, weil ansonsten, beim späteren Einspielen der Artikel zusätzliches Datenvolumen mitimportiert wird, was unnötig Zeit kostet. Mehr dazu erfahren Sie unter Bereitstellen der Daten.

Artikel exportieren
Mit dieser Funktion können Sie die Daten aus der temporären Tabelle nach Excel o. ä. exportieren, um dort die gewünschten Änderungen der Artikel vorzunehmen (Artikeltexte, Preise u.a.).

Artikel importieren
Mit diesem Schritt werden die geänderten Daten in die temporäre Tabelle importiert. Die zuvor mit dem Bereitstellen dort hinterlegten Daten (s. o.) werden durch den Import überschrieben.

Artikel validieren
Um Änderungen im Artikel zu verhindern, die zu einem späteren Zeitpunkt unter Umständen massive Probleme auslösen könnten, müssen Sie Ihre zuvor importierten Änderungen auf ihre Kompatibilität hin prüfen lassen.

Artikel einspielen
Mit diesem letzten Schritt werden die importierten und geprüften Daten endgültig in die Stammdaten der Artikel übernommen und sind danach verfügbar.

1. Allgemeine Optionen

Artikelimport Artikel importieren csv excel Optionen
Allgemeine Optionen für den Artikelimport

Über die Optionen können Sie das Verhalten von VARIO 8 beim Import beeinflussen.

Wenn Sie einen Lagerkreis angeben, werden für die bereitgestellten Artikel die EK dieses Lagerkreises in die Importtabelle übernommen. Lassen Sie dieses Feld leer, werden keine EK bereitgestellt.

Sie können zudem angeben, wie viele Datensätze maximal in eine Datei beim Export der Daten geschrieben werden. Das kann z. B. beim Export nach Excel (Version älter als Office 2007) sinnvoll sein, wenn Sie mehr als 65.536 Artikel haben. Mehr Datensätze kann Excel nämlich in den genannten Versionen nicht verarbeiten. Haben Sie mehr Artikel, als die eingetragene Anzahl der Datensätze, werden entsprechend viele Exportdateien generiert.

Wenn Sie Warengruppen, Rabattgruppen, Hersteller oder Mengeneinheiten in die Importdatei eintragen, die in VARIO 8 noch nicht existent sind, können diese mit dem Setzen der entsprechenden Option automatisch angelegt werden. Diese stehen nach dem Import natürlich auch für die manuelle Anlage von Artikeln zur Verfügung.

Über die Option Bilder ohne Dateinamen entfernen können Sie mit dem Import bereits vorhandene Bildzuordnungen löschen. In der Exportdatei stehen die Bilder mit den Dateinamen, sofern dem Artikel welche zugeordnet sind. Wenn der Bildname in dieser Datei für den Import entfernt wird, werden beim Import diese Bilder je Bildindex aus der Datenbank gelöscht.

Da Sie durch die Angabe eines Dateinamens in den Feldern für die Bilder diese Bilder direkt mitimportieren können, muss der Pfad angegeben werden, in dem diese Bilder liegen. Kann in dem angegebenen Pfad das in der Importdatei genannte Bild nicht gefunden werden, erhalten Sie während des Imports eine Warnung.

Es handelt sich aber ausdrücklich nur um eine Warnung, nicht um einen Fehler. Der Artikel wird ansonsten laut den eingetragenen Daten dennoch angelegt, sofern nicht andere Gründe dagegen sprechen. Diese würden dann aber ebenso explizit während des Imports aufgelistet.

2. Bereitstellen der Daten

Über das Bereitstellen der Daten wird die temporäre Import-Tabelle zunächst vollständig geleert und anschließend mit den aktuellen Stammdaten der Artikel gefüllt. Mit Klick auf die Schaltfläche Artikel bereitstellen werden alle Artikeldaten in die temporäre Tabelle geschrieben:

Artikelimport Artikel importieren csv excel
Artikeldaten vor dem Import bereitstellen

Im Anschluss stehen die Daten für die weiteren Funktionen zur Verfügung.
Je nach Anzahl Ihrer Artikel könnte das Bereitstellen aller Artikel aber den Import nur unnötig verzögern oder verlängern, wenn Sie nur eine bestimmte Selektion von Artikeln ändern oder gar neue Artikel anlegen möchten. Im letzteren Fall sollte die temporäre Tabelle sogar vollständig leer sein.

Über einen „Kniff“ können Sie die Daten für das Schreiben in die temporäre Importtabelle selektieren bzw. für eine leere Importtabelle sorgen: Dazu halten Sie gleichzeitig die Tasten Shift + Strg und Alt gedrückt und klicken dann auf die Schaltfläche Artikel bereitstellen:

Artikelimport Artikel importieren csv excel
Möglichkeit der Selektion vor dem Artikel bereitstellen

Sie haben jetzt die Möglichkeit, innerhalb des Fensters die SQL-Abfrage, die in der vorgegebenen Form alle Artikel selektiert, so zu editieren, dass nur die von Ihnen gewünschten Artikel selektiert werden, z. B.:

Artikelimport Artikel importieren csv excel
Artikelselektion vor dem Bereitstellen bearbeiten

Hiermit würden nur die Artikel in die temporäre Importtabelle übernommen, die der Warengruppe 1000 zugeordnet sind.

ACHTUNG! Zeilenumbrüche können mit der Tastenkombination Strg + Eingabetaste gemacht werden. Wenn Sie nur die Eingabetaste betätigen, wird die Selektion so wie bisher geschrieben direkt ausgeführt.

Möchten Sie ausschließlich neue Artikel importieren, sollte die Importtabelle leer sein, denn ansonsten würden neben den in der Importdatei enthaltenen Artikeln zusätzlich alle weiteren, bereits vorhandenen Artikel im letzten Schritt des Artikelimports ebenso in die Artikel-Stammdaten-Tabelle übernommen. Dies stellt zwar grundsätzlich kein Problem dar, denn die in der temporären Tabelle enthaltenen Daten entsprechen immer zu 100 % den vorhandenen Stammdaten, aber die Dauer des Imports wird dadurch nur unnötig verlängert.

Möchten Sie diese Verzögerung verhindern, benötigen Sie eine manuell angepasste SQL, die keinen Artikel selektiert. Um das zu erreichen, können Sie folgende SQL verwenden:

select art.ArtikelNr
from art where artikelnr = “
order by art.artikelnr

Da es keinen Artikel ohne Artikelnummer gibt, ist auch das Selektionsergebnis leer, Sie erzeugen damit also eine leere Import-Tabelle. Egal, welchen Weg Sie gewählt haben, stehen in der temporären Artikel-Import-Tabelle jetzt die benötigten Daten. Möchten Sie vorhandene Artikel ändern, können Sie jetzt mit dem nächsten Schritt fortfahren und die Daten aus der Importtabelle nach Excel exportieren, um sie dort zu bearbeiten.

3. Artikel exportieren

Diese Option ist nur dann gültig, wenn in der Importdatei ausschließlich ein Dateiname steht. Geben Sie in der Importdatei einen vollständigen Pfad mit Dateinamen an, wird der Bildimportpfad nicht beachtet.

Mit Klick auf die Schaltfläche Artikel exportieren, können Sie die zuvor in die temporäre Importtabelle übernommenen Artikeldaten in viele Formate exportieren, beispielsweise nach Excel. Sie können dann innerhalb von Excel die gewünschten Artikeländerungen vornehmen. Die Tabelle hat exakt das Format, das benötigt wird, um die geänderten Daten später wieder in die Importtabelle zu laden.

Artikelimport Artikel importieren csv excel Export
Artikelexport zum Ändern der bestehenden Daten

Da sich hier das VARIO 8-Standard-Modul für den Export öffnet, können Sie die Details für den Export hier nachlesen.

Handelt es sich um neue Artikel, sodass ein vorheriger Export nicht notwendig ist (Sie benötigen eine leere Datei!), können Sie diesen Schritt überspringen, vorausgesetzt, Sie haben eine vollständige Vorlage mit korrektem Spaltenaufbau. Sie finden alle Infos zum Erstellen einer solchen Datei hier.

Bitte beachten Sie, dass die Spaltenreihenfolge in Excel nicht geändert werden darf! Ebenso dürfen keine berechneten Felder in der Excel-Tabelle vorhanden sein. Sie müssen entweder die berechneten Werte in einer neuen Spalte einfügen und die Spalte mit den Berechnungen löschen (um die richtige Spaltenreihenfolge wiederherzustellen) oder aber Sie speichern die Datei im CSV-Format, wodurch ohnehin alle berechneten Werte als fixe Werte gespeichert werden.

4. Artikel importieren

Wählen Sie zunächst das entsprechende Dateiformat aus, aus welchem Sie die Dateien importieren wollen.

Unter Quelldateiname können Sie per Klick auf die drei Punkte die zu importierende Datei auswählen.

Falls Sie sich eine Vorlage aus anderen Importvorgängen gespeichert haben, können Sie diese auch über den Button Vorlage laden öffnen und überspringen somit die ersten beiden Schritte.

ACHTUNG! Die Datei muss den gleichen Dateinamen haben bzw. den gleichen Aufbau wie die Datei, die Sie zuvor bei Ihrer Vorlage genutzt haben. Wenn dies nicht der Fall ist, gehen die Zuordnungen beim Laden der Vorlage verloren und nur die getätigten Einstellungen bleiben erhalten.

Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Dateiformate
Import verschiedener Dateiformate

Ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei den Datenbankfeldern links zu, indem Sie diese anklicken. Bei Excel 97-2003 müssen Sie diese mit Strg + Enter bestätigen. Sie können die Felder auch per Drag and Drop auf die Spalten ziehen.

Wenn Sie zuvor einen Export aller Felder aus Ihrem Artikelstamm gemacht haben und bspw. nur ein Feld abgeändert haben, können Sie auch mittels dem blauen Pfeil über dem Tabellenblatt die Spalten ‚Auto-Füllen‘. Die Spalten dürfen dann aber nach dem Export nicht in der Reihenfolge verändert worden sein.

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Assistent
Datenimport-Assistent

Wenn Sie all Ihre Spalten erfolgreich zugeordnet haben, sollten Sie oben rechts angeben, ob die Datei eine Kopfzeile hat, die ggf. übersprungen werden soll. Tragen Sie die Zahl der Kopfzeilen ein, die übersprungen werden sollen. Klicken Sie anschließend unten rechts auf ‚Weiter‚. Den Reiter Basisformate benötigen Sie nicht. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich an unseren Support.

Im Reiter Datenformate können Sie für bestimmte Felder Festwerte eintragen. Hier empfiehlt es sich, alle Artikel auf „Lieferbar = J“ zu setzen, andernfalls werden Ihnen diese in der Artikelsuche als durchgestrichen angezeigt. Desweiteren können Sie hier Werten, die bei allen zu importierenden Artikeln gleich sind, Festwerte angeben. Beispiele hierfür sind MWSTSATZ = 1, PREISEINHEIT = 1 oder VERPACKUNGSEINHEIT = 1:

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Assistent
Datenformate im Import-Assistenten

Klicken Sie auf ‚Weiter‚. Im folgenden Reiter können Sie einen Ordner für das Fehlerprotokoll hinterlegen, eintragen nach wie vielen Datensätzen zwischengespeichert werden soll, bestimmen, wie viele Datensätze Ihrer Datei importiert werden sollen und ggf. anhaken, ob Sie den Import-Assistenten nach dem Import schließen möchten. Die Standardeinstellungen müssen jedoch nicht zwingend geändert werden.

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Assistent
Import-Optionen im Assistenten

Im Reiter Erweitert können Sie den Import-Modus festlegen. Wollen Sie bestehende Artikel ändern oder neue Artikel einfügen? Wenn Ihre Datei beides enthält, können Sie ‚Ändern oder einfügen‚ auswählen.

WICHTIG! Sie müssen mindestens ein Schlüsselfeld definieren, anhand dessen die Artikel in der Datenbank eindeutig identifiziert werden können. Meist ist dies die Artikelnummer. Wenn Sie doppelte Werte in Ihrer Importdatei haben, erkennen Sie dies im Fehlerprotokoll oder wenn Datensätze geändert werden, obwohl Sie nur neue Artikel einfügen wollten. Sie können auch eine Kombination aus zwei oder mehreren Feldern als Schlüsselfelder deklarieren.

Speichern Sie Ihre Vorlage, damit Sie bei ggf. auftretenden Fehlern, die Zuordnungen nicht erneut vornehmen müssen. Klicken Sie anschließend unten rechts auf ‚Importieren‘:

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Assistent
Daten-Import-Assistent: Erweiterte Einstellungen

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem der Fortschritt der Datensätze angezeigt wird und Sie schon auf eventuelle Fehler hingewiesen werden:

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Assistent
Import der Datensätze

Klicken Sie auf OK, schließen Sie ggf. den Assistenten und fahren Sie mit der Artikelvalidierung im nächsten Schritt fort.

5. Artikel validieren

Nachdem die Artikeldaten importiert wurden, müssen im nächsten Schritt diese Artikel bzw. deren Änderungen geprüft werden. Das System prüft bei neuen Artikel, ob alle relevanten Felder mit korrekten Werten gefüllt sind (Artikelnummer, Artikelart, PE, ME, MwSt.-Satz usw.) bzw. bei Artikeländerungen, ob diese Änderungen Probleme auslösen können (z. B. Änderung der Artikelart oder der Seriennummern-Fähigkeit, obwohl bereits Buchungen vorhanden sind). Nach erfolgter Validierung erhalten Sie eine Protokollausgabe:

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Assistent Validieren Prüfen
Artikel nach dem Import validieren

Bei Fehlern erhalten Sie als Info die Artikelnummer und den Grund, warum der Artikel nicht angelegt/geändert werden konnte. Bitte ändern Sie dann den Artikel entsprechend in Ihrer Importliste ab und starten danach den Import erneut. Werden alle Artikel als OK markiert, ist die Validierung abgeschlossen und Sie können im letzten Schritt die geprüften Neuanlagen/Änderungen in Ihren Artikelstamm einspielen.

6. Artikel einspielen

Per Klick auf den Button ‚Artikel einspielen‚. Sie werden darauf hingewiesen, vor dem Import eine Datensicherung zu erstellen:

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Datensicherung
Datensicherung vor dem Import erstellen

Falls bei dem Import trotz erfolgreicher Validierung dennoch Unstimmigkeiten auftreten, können Sie die erzeugte Datensicherung wieder zurückspielen und die Daten wiederherstellen. Infos dazu erhalten Sie in den Menüpunkten 9.5.1 Datensicherung erstellen und 9.5.2 Datensicherung zurückspielen.
Wenn Sie eine Datensicherung erstellt haben und anschließend auf ‚Ja‚ klicken, werden die Artikel erneut validiert und im Anschluss direkt in die Datenbank eingespielt:

Artikelimport Artikel importieren csv excel Vorlage Assistent Datenbank einspielen
Artikel in die Datenbank einspielen